搞好職業健康安全工作，需要組織的全體人員具備一定的意識和相應的能力。實施職業健康安全管理體系，需要組織的全體人員積極的參與，而這要建立在組織的每個成員都意識到積極參與職業健康安全管理的重要性基礎上；同時，組織的每個成員在職業健康安全管理體系的建立及運行過程中部承擔著特定職責和任務，要使職業健康安全管理體系成功運行，每個成員都必須具備完成其工作任務的能力。上述的意識和能力需通過適當的培訓和經歷獲得。

職業健康安全管理體系是由組織的內部因素組成，存在于外部環境中。因此，有

關職業健康安全管理體系的組織內、外部信息交流，是體系有效運行的關鍵因素。職業健康安全的直接利益對象是組織的內部員工，組織在內部信息交流的一個十分重要的方面就是與內部員工的協商。

只有對職業健康安全管理體系所展開的要素，進行必要的文件化描述，才能使得按照標準建立的職業健康安全管理體系具有實際的可操作性。一般組織的職業健康安全管理體系文件一旦形成，便在組織內部產生了法規效應，它們是織織開展職業健康安全工作的指導性文件。相應地，文件與資料控制也非常重要，很難想象一個文件和資料混亂的管理體系會運行有效。

一個具有可追溯性的管理體系，才能保證充分、適用和有效。記錄是保證管理體系具有可追溯性及可驗證性的一個重要方面。在有充分、適用的記錄同時，在一定期限內妥善保管記錄同樣也是十分重要的。