文件和資料控制(4．4．5)

 

GB／T28001—2001職業(yè)健康安全管理體系  規(guī)范

 

4．4．5文件和資料控制

組織應(yīng)建立并保持程序，控制本指導(dǎo)性技術(shù)文件所要求的所有文件和資料，以確保：

A)文件和資料易于查找；

B)對(duì)文件和資料進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由被授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；

 

 

C)凡對(duì)職業(yè)健康安全體系的有效運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本；

D)及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撒回，或采取其他措施防止誤用；

E)對(duì)由于法規(guī)和(或)保留信息的需要而留有的檔案文件和資料予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。

 

 

目的和意圖

文件和資料控制的目的在于：識(shí)別和控制所有包含組織職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行和職業(yè)健康安全活動(dòng)績(jī)效的關(guān)鍵信息的文件和資料。

理解要點(diǎn)

可以從以下幾方面理解本要素：

在職業(yè)健康安全管理體系中的地位和作用

文件和資料控制是為實(shí)現(xiàn)職業(yè)健康安全管理體系基本功能起保證作用的輔助性要求，是確保職業(yè)健康安全管理體系中的所有文件和資料適宜、有效和易獲取的重要措施。

文件和資料控制涉及到組織有關(guān)職業(yè)健康安全管理關(guān)鍵信息的控制問(wèn)題，直接影晌紹織的職業(yè)健康安全管理體系的有效實(shí)施和運(yùn)行。

與其他要素間的相互關(guān)系

文件和資料控制涉及所有其他要素，是管理和控制所有與其他要素有關(guān)的文件和資料的重要輔助要素。

控制程序

對(duì)文件和資料的控制，組織應(yīng)按程序進(jìn)行，為此需建立和保持文件和資料控制程序。在建立程序時(shí)，組織可以考慮以下幾個(gè)方面：

——識(shí)別所需控制的所有文件和資料。這些文件和資料包含了組織職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行和職業(yè)健康安全活動(dòng)績(jī)效的關(guān)鍵信息；

——識(shí)別文件和資料控制的職業(yè)和權(quán)限；

——對(duì)職業(yè)健康安全文件的標(biāo)識(shí)、批準(zhǔn)、發(fā)布和撒消的控制；

——對(duì)職業(yè)健康安全資料的控制；

——對(duì)文件和資料進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由被授權(quán)人員確隊(duì)其適宜性；

——所有文件和資料的目錄及其位置的清單，如：文件登記簿、主要清單或索引等；

——確保無(wú)論在常規(guī)條件下還是在非常規(guī)條件下(包括緊急情況下)，需要時(shí)現(xiàn)行版本的文件和資料都易獲得和可用，例如：確保過(guò)程運(yùn)行人員和所有在緊急情況下需要它們的人員能及時(shí)獲得更新的裝置工程圖、危險(xiǎn)物質(zhì)資料卡、程序和指導(dǎo)書(shū)。

——適當(dāng)標(biāo)識(shí)檔案文件和資料，有的可能需要與法規(guī)或其他時(shí)間要求保持一致。

運(yùn)行控制(4．4．6)

 

GB／T28001—2001職業(yè)健康安全管理體系  規(guī)范

4．4．6運(yùn)行控制

組織應(yīng)識(shí)別與所認(rèn)定的風(fēng)險(xiǎn)有關(guān)的、需要采取控制措施的運(yùn)行和活動(dòng)。組織應(yīng)針對(duì)這些活動(dòng)(包括維護(hù)工作)進(jìn)行策劃，通過(guò)以下方式確保它們?cè)谝?guī)定的條件下執(zhí)行：