文件和資料控制(4．4．5)

 

GB／T28001—2001職業健康安全管理體系  規范

 

4．4．5文件和資料控制

組織應建立并保持程序，控制本指導性技術文件所要求的所有文件和資料，以確保：

A)文件和資料易于查找；

B)對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權人員確認其適宜性；

 

 

C)凡對職業健康安全體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可得到有關文件和資料的現行版本；

D)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撒回，或采取其他措施防止誤用；

E)對由于法規和(或)保留信息的需要而留有的檔案文件和資料予以適當標識。

 

 

目的和意圖

文件和資料控制的目的在于：識別和控制所有包含組織職業健康安全管理體系運行和職業健康安全活動績效的關鍵信息的文件和資料。

理解要點

可以從以下幾方面理解本要素：

在職業健康安全管理體系中的地位和作用

文件和資料控制是為實現職業健康安全管理體系基本功能起保證作用的輔助性要求，是確保職業健康安全管理體系中的所有文件和資料適宜、有效和易獲取的重要措施。

文件和資料控制涉及到組織有關職業健康安全管理關鍵信息的控制問題，直接影晌紹織的職業健康安全管理體系的有效實施和運行。

與其他要素間的相互關系

文件和資料控制涉及所有其他要素，是管理和控制所有與其他要素有關的文件和資料的重要輔助要素。

控制程序

對文件和資料的控制，組織應按程序進行，為此需建立和保持文件和資料控制程序。在建立程序時，組織可以考慮以下幾個方面：

——識別所需控制的所有文件和資料。這些文件和資料包含了組織職業健康安全管理體系運行和職業健康安全活動績效的關鍵信息；

——識別文件和資料控制的職業和權限；

——對職業健康安全文件的標識、批準、發布和撒消的控制；

——對職業健康安全資料的控制；

——對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權人員確隊其適宜性；

——所有文件和資料的目錄及其位置的清單，如：文件登記簿、主要清單或索引等；

——確保無論在常規條件下還是在非常規條件下(包括緊急情況下)，需要時現行版本的文件和資料都易獲得和可用，例如：確保過程運行人員和所有在緊急情況下需要它們的人員能及時獲得更新的裝置工程圖、危險物質資料卡、程序和指導書。

——適當標識檔案文件和資料，有的可能需要與法規或其他時間要求保持一致。

運行控制(4．4．6)

 

GB／T28001—2001職業健康安全管理體系  規范

4．4．6運行控制

組織應識別與所認定的風險有關的、需要采取控制措施的運行和活動。組織應針對這些活動(包括維護工作)進行策劃，通過以下方式確保它們在規定的條件下執行：