對供方調查的方式應根據采購的不同產品及供方的具體情況具體確定，切不可以某種統一的模式進行。例如：
    （1）可以采取試用的方式進行。經過使用認為供方的產品可以滿足本組織的需要，同時應對供方的相關質量保證能力進行調查評價，以確保供方有能力長期穩定地提供合格產品。
    （2）根據采購產品的質量水平和信譽程度以及產品的品牌，直接將其確定為合格供方，如采購德國的西門子電器產品、我國寶鋼生產的鋼材等產品，不必進行質量保證能力的調查和評價。
    （3）對新列人采購名單的供方或了解不夠深人的供方，應按對供方調查和評價的內容進行，并依據組織制定的《對供方調查、評價和重新評價準則》的規定進行調查和評價，對判定合格的供方列人合格供方名單。
    組織在采購過程中，有的采購產品可能直接從商貿公司進貨。在這種情況下，組織對供方的調查和評價，可以是既評“商”又評“廠”。評價商貿公司的信譽是否可以長期穩定經銷貨真價實的產品，是否存在經銷假。冒、偽、劣產品的劣跡等。但更重要的是評“廠”。應根據相關信息，追溯到采購產品的直接生產廠家。
    5.在合格供方采購產品
    合格供方的產生一般應屬組織采購計劃下達前的準備工作。在具體實施采購時，應根據采購計劃的安排，到合格供方進行采購進貨。但組織可能發生“緊急采購”的情況。也就是已列人合格供方的組織由于某些特殊情況不能按正常情況進行供貨。在這種情況下，對新的供方進行調查和評價，在時間上已來不及了，因此組織應作出“緊急采購”的具體規定。例如對‘緊急采購”的供方通過授權人員的批準，取代對合格供方的調查；對“緊急采購”產品應做好標識，以便發生不合格時進行跟蹤更換等。同時還需要注意做好合格供方的繼續調查和評價。
    6.調查、評價和再評價的記錄
    GB/T19001—2000標準第7.4.1條款提出，評價結果及評價引起的任何必要措施的記錄應予保持。因此，這些記錄應屬于對采購過程實施有效控制的組成部分。這些記錄可以包括對供方質量保證能力的調查、評價和批準合格供方的相關記錄，以及對供方再評價的記錄；也可以包括通過對供方的調查和評價提出的相關措施的記錄。例如對供方提出限期改進的要求，組織嚴格進貨檢驗的規定，以及在供方不能滿足本組織要求的情況下，從合格供方名單中除名的決定等記錄。