組織采購的原輔材料及配套件、添加劑等產(chǎn)品直接影響外供產(chǎn)品質(zhì)量。因此，對組織的采購過程必須實施嚴(yán)格控制。
    采購過程控制的主要目的
    GB/T19001－2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1提出“組織應(yīng)確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求。”這里的“規(guī)定的采購要求”，應(yīng)包括采購產(chǎn)品固有特性的要求，例如采購產(chǎn)品的功能和性能的要求，可以是產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相關(guān)質(zhì)量特性等要求，也可以包括賦予特性的要求（如交貨期、價格及售后服務(wù)等項要求）。對采購過程實施控制的主要自的就是使采購產(chǎn)品能夠滿足組織對以上固有特性和賦予特性的要求。對采購產(chǎn)品的控制，是組織對產(chǎn)品實施控制的源頭，是組織向顧客提供合格產(chǎn)品的基本保證。
    那么，如何對采購過程進(jìn)行控制才能實現(xiàn)以上目的?GB/T19001－2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.1明確提出，’‘組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方。”這就是要求組織應(yīng)將對產(chǎn)品質(zhì)量控制的手段前移到對采購產(chǎn)品的供貨源頭，對供方實l施控制，要求供方具備長期穩(wěn)定地g提供合格產(chǎn)品的能力，從而使本組織采購的產(chǎn)品能夠符合規(guī)定的采購要求。
    采購過程的識別、確定
    采購本身是過程，同時也存在若干子過程。這些過程都存在輸人、轉(zhuǎn)換和輸出，每個過程都存在過劇的目標(biāo)和相關(guān)要求。只有對采購則全過程和若干子過程實施控制才曉實現(xiàn)對采購產(chǎn)品實施控制的目的。
    組織對采購過程的控制應(yīng)適則組織實際運作的需要，組織的規(guī)模和采購產(chǎn)品不同，控制的過程可能有較大的差異，但通常情況下，組織的采購過程可以包括以下子過程：
    1.確定采購產(chǎn)品的需求
    組織根據(jù)生產(chǎn)的需要，可以確E定采購產(chǎn)品的種類和特性，提出采購產(chǎn)品清單或以適宜的其他方式表述。
     這種采購產(chǎn)品的需求，必須根據(jù)組織實施運作需要的方式提出。在大多數(shù)批量或小批量輪番生產(chǎn)的I組織，可以在某階段內(nèi)，例如一年或?qū)δ陼r間內(nèi)，在盤查庫存的基礎(chǔ)上，貼出需要購人的采購產(chǎn)品名錄。在剛某一工程項目進(jìn)行一次性施工的限筑施工組織，也應(yīng)在確定施工項目之后，在施工準(zhǔn)備階段提出本項工程所需的采購產(chǎn)品清單，并完成目供方的調(diào)查和評價，選擇好合格四方，為具體實施采購做好準(zhǔn)備。
    值得注意的是，采購產(chǎn)品的需際和采購產(chǎn)品清單的提出，以及后用的對供方的調(diào)查、評價和選擇，都民為能夠及時采購到合格產(chǎn)品而做出準(zhǔn)備。“工欲善其事，必先利其回”。在采購計劃下達(dá)前，對擬采購品的供方進(jìn)行調(diào)查、評價，并選擇確定合格的供方。在采購計劃下達(dá)后，可按采購計劃的要求，立即到已確定的合格供方采購合格產(chǎn)品，而采購計劃則是實施采購的指令。如果采購計劃下達(dá)后，再對供方進(jìn)行調(diào)查和評價則會影響采購活動的順利進(jìn)行。因此，在多數(shù)情況下，采購產(chǎn)品清單的提出和具體執(zhí)行采購任務(wù)的采購計劃還是有所區(qū)別的。