5S活動在公司財務部門管理實戰中的應用




5S活動源于日本，包括“整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISOU）、清潔（SEIKETO）、教養（SHITUKE）”等活動。通常很多人認為5S活動對于工廠和車間的現場管理很有幫助，而對管理部門意義不大。通過大量的管理實踐，我認為5S活動對管理部門提高管理水平和工作效率有十分重要的意義，現在讓我們重點探討一下5S活動在財務部門的應用。

 

一、       財務部門5S活動的范圍

對于財務部門而言，5S活動的范圍包括4M1E，即：工作人員（Man）、辦公設備與工具（Machine）、辦公材料與對象（Material）、工作方法（Method）、辦公環境（Environment）。

其中，工作人員是指財務部門的工作人員以及與財務工作密切相關或對財務工作產生重大影響的人員；辦公設備與工具包括辦公桌、辦公椅、計算機、打印機、復印機、電話機、傳真機、打孔機、釘書機、計算器、算盤等財務人員籍以完成財務工作的設備和工具；辦公材料與對象包括財務信息、憑證、帳冊、報表、紙張、磁盤、油墨、墨水等；工作方法是指會計核算和財務管理的辦法和流程，如：如何受理審核單據、如何制證、如何審核憑證、如何登賬、如何制表、如何進行各類資產負債的管理、單據如何傳輸、信息如何流動、在流程中人員應如何做等等；辦公環境主要指辦公場所周圍及內部的條件，如：過道、廁所、門窗、地板、天花、燈光、溫度、濕度、污染程度等條件。

    整理（SEIRI）活動的中心內容是區分需要的和不需要的物品，以便去粕存精；整頓（SEITON）活動的中心內容是就是將有用的物品按照合理的次序擺放好，以提高工作效率；清掃（SEISOU）活動的中心內容是清除灰塵、污垢、雜務、廢物和異物等，以保持現場的整潔干凈；清潔（SEIKETO）活動的中心內容是通過標準化管理以維持整理、整頓、清掃后的最佳狀態；教養（SHITUKE）活動的中心內容是教育員工養成遵守規定和制度的習慣。

 

二、       財務部門5S活動的具體內容

（一）   內部管理活動

1、  人員


項  目

內          容

整理

⑴    對通過視覺、聽覺、嗅覺、觸覺等途徑接受的信息加以甄別，區分真的與假的、善意的與惡意的、有用的與無用的等；

⑵    整理自己的工作方法、思維方式、生活態度、思想品德等內在涵養，區分好的與差的、先進的與落后的、積極的與消極的等；

⑶    檢查自己的著裝（鞋、帽、服裝、工作牌等）、語言、動作等外在表現，區分干凈的與骯臟的、得體的與不合時的等；