i)       對認證機構人員（包括審核員）的錄用和培訓以及對他們的工作進行監(jiān)控的程序；



 


j)       分包方的清單、能力評定與監(jiān)控的詳細程序；



 


k)       不合格項處理和確保采取有效糾正措施的程序；



 


l)       認證實施過程的方針和程序，包括：



 


I.         發(fā)布、保持和撤消/注銷認證文件的條件；



 


II.      對質量體系認證中所用文件的采用與應用的控制；



 


III.  供方質量體系的評定和認證批準程序；



 


IV.      對獲準認證供方的監(jiān)督程序。



 


2.程序文件（管理規(guī)范）



 


    每個認證機構均應編制控制某一認證活動過程的程序文件，即管理規(guī)范。



 


    如中國船級社質量認證公司編制有：



 


（1）                   認證收費的一般說明；



 


（2）                   保密聲明；



 


（3）                   申請程序；



 


（4）                   認證程序；



 


（5）                   跟蹤、監(jiān)督和復評程序；



 


（6）                   投訴/申訴和爭議的處理；



 


（7）                   申請人或獲證供方的權利和義務；



 


（8）                   認證要求的更改及實施程序等。



 


其中有些文件（規(guī)范）應公布于眾，以確保認證活動程序化與規(guī)范化。



 


3.服務規(guī)范



 


認證機構的每個崗位，自法人代表到每個工作人員，以及外聘的審核員、評審員及工作人員都應有明確、具體的服務（或工作）規(guī)范。其內(nèi)容應包括：



 


（1）                   崗位職責和權限；



 


（2）                   任職資格或上崗條件；



 


（3）                   工作（或服務）流程；



 


（4）                   工作（或服務）內(nèi)容與要求；



 


（5）                   檢查考核方法等。



 


4.質量記錄



 


認證機構的質量記錄應有：



 


（1） 認證申請書；



 


（2） 認證合同；



 


（3） 不符合項報告；



 


（4） 聘任專家登記表；



 


（5） 質量體系文件審查表；



 


（6） 批準認證/注冊通知書；



 


（7） 審議表決及審定結論表；



 


（8） 審核人員評價表及工作考核表；



 


（9） 監(jiān)督檢查計劃及報告；



 


（10）   內(nèi)部審核報告及管理評審報告等。



 


上述各類質量記錄均應統(tǒng)一分類與編號并規(guī)定合理的保存年限。



 


五  認證服務質量體系的有效運行



 


    認證服務質量體系的有效運行基于認證機構堅持不懈地開展內(nèi)部的質量體系審核和故障那里評審。



 


    內(nèi)部質量體系審核是通過對認證機構質量手冊確定的各項質量活動及其結果進行系統(tǒng)、獨立的審核，以評價其是否符合質量手冊和有關程序文件的規(guī)定，是否在有效運行。



 


    一般來說，認證機構的內(nèi)部質量體系審核應每年至少進行一次，由管理者代表組織實施辦公室（秘書處）編制內(nèi)審計劃，內(nèi)容主要包括確定審核的依據(jù)、目的和范圍，審核人員、日期和審核程序等。



 


    審核組長應編制審核檢查大綱（表），并據(jù)此進行現(xiàn)場檢查，整理，提交審核報告和不符合項報告，被審部門應制訂整改計劃，限期改進以確保質量體系的不斷完善和有效運行。