1 目的
對質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處置等活動進行控制，以保證質(zhì)量記錄的完整、真實、有效，為產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定的要求和質(zhì)量體系有效運行提供依據(jù)。
2 適用范圍
適用于本廠質(zhì)量記錄的控制，也包括對來自供方的質(zhì)量記錄的控制。
3 職責
3．1 辦公室是公司質(zhì)量記錄的歸口管理部門，負責全公司質(zhì)量記錄的編號及質(zhì)量記錄的管理和控制。
3．2 各職能部門負責本部門質(zhì)量記錄的收集、保管和查閱。
3．3 廠長負責對質(zhì)量記錄的銷毀及作廢等的處置實施審批。
4 工作程序
4．1 質(zhì)量記錄的控制范圍
凡是能證明本廠生產(chǎn)加工產(chǎn)品符合規(guī)定要求，及質(zhì)量體系有效運作的質(zhì)量記錄，都屬于需控制的范圍，包括:
a) 產(chǎn)品質(zhì)量記錄：原輔材料、外購元器件和設備、外協(xié)加工件、出廠檢驗記錄；檢測器具校準記錄；不合格品評審、處置記錄等；
b) 與質(zhì)量保證要求有關(guān)的記錄:不符合項報告；糾正措施報告；培訓和考核記錄等；
4．2 質(zhì)量記錄的載體形式
本廠的質(zhì)量記錄形式以書面記錄表式為主，如圖、表等；也可用其它形式，如電子媒體或硬拷貝等。
4．3 質(zhì)量記錄的編制
4．3．1 質(zhì)量記錄編制的總體要求應符合質(zhì)量保證要求、程序文件要求。
4．3．2 各職能部門負責本部門質(zhì)量記錄表式的制定，由辦公室統(tǒng)一標識、編號后，方可使用。
4．4 質(zhì)量記錄的編號
本廠質(zhì)量記錄的標識、編號方法，按《文件控制程序》中第4.2.2.2條款執(zhí)行。
4．5 質(zhì)量記錄的填寫、收集和保管
4．5．1 記錄人應按表式欄目及時填寫，要內(nèi)容完整、真實，字跡清楚，并有記錄人簽名，填寫不準使用鉛筆，需長期保管的質(zhì)量記錄不得使用圓珠筆填寫。
4．5．2 質(zhì)量記錄由各使用部門負責收集、保管、每年年底匯總后交辦公室歸檔、貯存。
4．5．3 來自供方的質(zhì)量記錄由供銷科負責收集、保管。
4．6  質(zhì)量記錄的查閱
4．6．1 質(zhì)量記錄的查閱須經(jīng)主管部門的同意，辦理查閱手續(xù)。
4．6．2 當合同有要求時，在合同規(guī)定期內(nèi)，質(zhì)量記錄可提供顧客或其代表評價時查閱。
4．7 質(zhì)量記錄的歸檔、貯存
4．7．1 各職能部門于每年年底將本部門的質(zhì)量記錄分類、裝訂后，交辦公室歸檔、貯存。
4．7．2 辦公室負責編制《記錄清單》,按保存期限歸檔、貯存。
4．7．3 質(zhì)量記錄應由專人保管，并在適宜環(huán)境下貯存，防止損壞、遺失等情況出現(xiàn)。
4．8  質(zhì)量記錄的處理
對于到達保存期限的質(zhì)量記錄，由辦公室保管人填寫《作廢文件銷毀清單》，經(jīng)廠長批準后進行銷毀。銷毀人員應在銷毀清單上簽字，并由二人在場銷毀。