1 目的
對質量記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處置等活動進行控制，以保證質量記錄的完整、真實、有效，為產品質量符合規定的要求和質量體系有效運行提供依據。
2 適用范圍
適用于本廠質量記錄的控制，也包括對來自供方的質量記錄的控制。
3 職責
3．1 辦公室是公司質量記錄的歸口管理部門，負責全公司質量記錄的編號及質量記錄的管理和控制。
3．2 各職能部門負責本部門質量記錄的收集、保管和查閱。
3．3 廠長負責對質量記錄的銷毀及作廢等的處置實施審批。
4 工作程序
4．1 質量記錄的控制范圍
凡是能證明本廠生產加工產品符合規定要求，及質量體系有效運作的質量記錄，都屬于需控制的范圍，包括:
a) 產品質量記錄：原輔材料、外購元器件和設備、外協加工件、出廠檢驗記錄；檢測器具校準記錄；不合格品評審、處置記錄等；
b) 與質量保證要求有關的記錄:不符合項報告；糾正措施報告；培訓和考核記錄等；
4．2 質量記錄的載體形式
本廠的質量記錄形式以書面記錄表式為主，如圖、表等；也可用其它形式，如電子媒體或硬拷貝等。
4．3 質量記錄的編制
4．3．1 質量記錄編制的總體要求應符合質量保證要求、程序文件要求。
4．3．2 各職能部門負責本部門質量記錄表式的制定，由辦公室統一標識、編號后，方可使用。
4．4 質量記錄的編號
本廠質量記錄的標識、編號方法，按《文件控制程序》中第4.2.2.2條款執行。
4．5 質量記錄的填寫、收集和保管
4．5．1 記錄人應按表式欄目及時填寫，要內容完整、真實，字跡清楚，并有記錄人簽名，填寫不準使用鉛筆，需長期保管的質量記錄不得使用圓珠筆填寫。
4．5．2 質量記錄由各使用部門負責收集、保管、每年年底匯總后交辦公室歸檔、貯存。
4．5．3 來自供方的質量記錄由供銷科負責收集、保管。
4．6  質量記錄的查閱
4．6．1 質量記錄的查閱須經主管部門的同意，辦理查閱手續。
4．6．2 當合同有要求時，在合同規定期內，質量記錄可提供顧客或其代表評價時查閱。
4．7 質量記錄的歸檔、貯存
4．7．1 各職能部門于每年年底將本部門的質量記錄分類、裝訂后，交辦公室歸檔、貯存。
4．7．2 辦公室負責編制《記錄清單》,按保存期限歸檔、貯存。
4．7．3 質量記錄應由專人保管，并在適宜環境下貯存，防止損壞、遺失等情況出現。
4．8  質量記錄的處理
對于到達保存期限的質量記錄，由辦公室保管人填寫《作廢文件銷毀清單》，經廠長批準后進行銷毀。銷毀人員應在銷毀清單上簽字，并由二人在場銷毀。