d）準(zhǔn)備的資料應(yīng)編號、列表編目錄，以便于檢索。
（2）人員準(zhǔn)備
    迎接現(xiàn)場檢查的人員準(zhǔn)備，應(yīng)分公司（總廠）和車間（分廠）兩級進(jìn)行。
    公司（總廠）應(yīng)負(fù)責(zé)選定陪同人員和發(fā)言人，人員一經(jīng)選定即不再變動，檢查時必須在場，企業(yè)其他工作應(yīng)為檢查工作讓路。對選定人員，企業(yè)質(zhì)量管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)，使人員應(yīng)掌握接受檢查的必備條件和應(yīng)掌握的信息，以及注意事項。為了搞好人員培訓(xùn)，質(zhì)管部門應(yīng)編寫“培訓(xùn)提綱”。
    各車間（分廠）應(yīng)對本車間（分廠）、班組迎檢人員和參加迎檢的工人進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可參照公司（總廠）的培訓(xùn)提綱和學(xué)習(xí)手冊。
    為了搞好企業(yè)所有迎檢人員的學(xué)習(xí)，企業(yè)質(zhì)管部門應(yīng)編寫《質(zhì)量體系認(rèn)證學(xué)習(xí)手冊》,提供各部門學(xué)習(xí)使用。
    由于認(rèn)證機(jī)構(gòu)現(xiàn)場檢查時，對如何實施企業(yè)的質(zhì)量方針和貫徹體系文件等會提出很多問題，如問不同崗位人員如何實施質(zhì)量方針的，因而企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和全體迎檢人員應(yīng)對回答如何貫徹實施質(zhì)量方針作好充分準(zhǔn)備。
（3）成立迎檢組織機(jī)構(gòu)
    為了使企業(yè)迎檢工作能作到有條不紊地進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)成立迎接現(xiàn)場檢查的組織機(jī)構(gòu)，一般設(shè)立迎檢辦公室或迎檢領(lǐng)導(dǎo)組，下設(shè)接待組和業(yè)務(wù)組。
    接待組主要負(fù)責(zé)認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核人員的生活食宿、交通車輛和審核人員車票或機(jī)票等工作。業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)組織各部門的培同人員和發(fā)言人參加認(rèn)證機(jī)構(gòu)召開的各種會議，接受檢查，掌握檢查中發(fā)生的不合格信息，及時向企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報和采取措施等。
（4）編制迎檢計劃
    認(rèn)證機(jī)構(gòu)到申請體系認(rèn)證企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場檢查的一周到十天前，應(yīng)正式提出現(xiàn)場檢查計劃。該計劃應(yīng)明確提出去企業(yè)檢查的審核人員，以及他們的簡歷、審核人員分組和各組活動的日程安排，安排要具體到小時。
    認(rèn)證企業(yè)在接到認(rèn)證機(jī)構(gòu)提交的現(xiàn)場檢查計劃后，質(zhì)管部門應(yīng)針對計劃的安排編制企業(yè)的迎檢計劃。迎接計劃應(yīng)包括日期、時間、審核的要素和部門、發(fā)言人、參加人員、需準(zhǔn)備的資料、檢查活動的地點等。迎檢計劃編好后，應(yīng)印發(fā)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、迎檢辦公室（含接待組和業(yè)務(wù)組）以及各部門。各部門應(yīng)根據(jù)“迎檢計劃”的安排作好迎檢的準(zhǔn)備工作。
6．接受現(xiàn)場檢查，及時反饋信息
組織人員參加首次會議 認(rèn)證機(jī)構(gòu)來企業(yè)第一項活動就是召開首次會議。企業(yè)質(zhì)管部門應(yīng)明確規(guī)定參加首次會議的人員，并作好參加會議的組織工作。首次會議上企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)致歡迎詞；參加會議的人員應(yīng)作到準(zhǔn)時不遲到，開會時遵守會議紀(jì)律，從而展示企業(yè)嚴(yán)肅的工作作風(fēng)。
接受檢查，作好介紹 在認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核人員去各部門檢查時，企業(yè)指定的發(fā)言人和陪同人應(yīng)根據(jù)審核人員所提問題作好介紹，提供所需資料。介紹情況是否全面并符合所提問題，資料是否提供齊全，對能否產(chǎn)生不合格項關(guān)系重大，因而應(yīng)重視并作好這項工作。