· 規定活動的時間（When）；
· 說明在何處實施（Where）；
· 規定具體實施辦法（How）；
· 所采用的材料、設備、引用的文件等；
· 如何進行控制；
· 應保留的記錄；
· 例外特殊情況的處理方式等。
(6). 引用文件及相關的記錄
· 涉及的相關程序文件；
· 引用的作業指導書、操作規程及其他技術文件；
· 涉及的其他管理性文件；
· 所使用的記錄、表格等。
5 程序文件的結構設計及編導方法
(1). 結構設計
每個程序文件在編寫前應先進行結構的設計，設計的方法是：
· 列出每個程序中涉及的活動對應的要素要求；
· 按活動的邏輯順序展開；
· 將公司的具體活動方法進行分析，并寫人相應的結構內容中；
· 考慮運作程序時應留下的記錄以下為二個程序的結構設計：
—用戶反饋信息處理程序（見附表5.8）
—材料供應商選擇與評審程序（見附表5.9）
(2). 編寫方法
· 根據上述類似的程序文件結構的流程圖進行展開；
· 流程圖中內容作為文件中主要考慮的大構架即大條款；
· 根據上述的構架增加具體的內容細則即結構內容，將結構內容作為大條款中的分條款；
· 結構內容中應主要描述誰實施這些工作，如何實施的步驟及實施后應留下的記錄等。
(3). 附2個程序用戶反饋信息處理程序
· 程序內容（見附表5.10）
· 說明：此份程序根據ISO9001 4.14糾正和預防措施的要求編制，文件按信息處理流程設計編寫，主要內容包括：
— 客戶信息的接收
— 登記備案
— 處理方式分類
— 結果反饋
— 記錄歸檔
程序中必須注意的是：登記每一份客戶投訴，避免因管理的疏漏而 導致不能及時答復客戶，對每一份投訴反映的問題要由授權人員根據該問題的嚴重程度，決定相應的解決措施，其中主要包括緊急的補救措施和根本的糾正和預防措施。原材料供應商評估程序
· 程序內容（見附表5.11）
· 說明：此程序是根據ISO9001 4.6采購的要求編制，文件主要涉及內容是標準4. 6. 2條款。其流程設計包括：
— 供應商分類
— 合格供應商條件
— 合格評定方式
— 合格供應產的登錄
— 合格供應商的監控
程序中應注意嚴密的邏輯性，即對每一類材料供應商的要求，評定方式、評定標準、合格供應商的登錄、使用，以及供貨期間的連續監控。
6. 程序文件的審查與批準
(!). 文件審查目的
· 保證程序文件符合所選定的質量體系標準的要求；
· 保證程序文件的規定是切實可行的；
· 保證程序文件表述準確，可實現“唯一理解”；